Na podstawie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, każdy przedsiębiorca wpisany do KRS musi najpóźniej do dnia 1 kwietnia 2025 r. założyć adres do doręczeń elektronicznych, tzw. adres do e-Doręczeń. W kolejnym etapie obowiązek ten obejmie także wszystkie podmioty wpisane do CEIDG. Docelowo, e-Doręczenia mają zastąpić tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także ePUAP. W skrócie można powiedzieć, że e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listów poleconych w kontaktach urzędami (a w niektórych sytuacjach także pomiędzy podmiotami innymi niż urzędy).
Już od 1 stycznia 2025 r. składając wniosek o zmianę wpisu do KRS w systemie Portalu Rejestrów Sądowych aktywowana była możliwość złożenia wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń wraz z wnioskiem do KRS. Wniosek o założenie tego adresu można jednak złożyć także zupełnie odrębnie i niezależnie od wniosku do KRS.
Za brak założenia skrzynki do e-Doręczeń nie przewidziano na chwilę obecną kar, jednak brak wykonania tego obowiązku może utrudnić nam działanie w relacjach z urzędami oraz w ramach postępowań administracyjnych, dlatego wskazane jest, by jak najszybciej adres do e-Doręczeń założyć.
Wniosek o założenie adresu elektronicznego jest bezpłatny, natomiast w przypadku składania go przez pełnomocnika należy oczywiście uiścić opłatę skarbową w wysokości 17 złotych. Procedura zakładania adresu wygląda w ten sposób, że przy składaniu wniosku na podanych adres e-mail przychodzi link z informacją o rozpoczęciu procedury założenia adresu do e-Doręczeń, nie dzieje się do jednak od razu (przynajmniej na dzień dzisiejszy – być może działanie systemu zostanie usprawnione w najbliższych dniach), zazwyczaj taką informację otrzymujemy po kilku dniach lub nawet tygodniach. Na etapie zakładania adresu do e-Doręczeń kluczowe jest ustanowienie administratora adresu, jest to osoba, która będzie zarządzała skrzynką oraz mogła nadawać oraz odbierać uprawnienia innym użytkownikom.
Następnie otrzymujemy kolejnego maila z informacją, że adres do e-Doręczeń jest gotowy do aktywacji – w tym celu musimy zalogować się na portal edoreczenia.gov.pl i dokonać czynności aktywacji skrzynki profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Po aktywacji skrzynki będziemy mieli możliwość zalogowania się do niej oraz konfiguracji podstawowych ustawień takich jak adres mailowy do powiadomień o korespondencji, dodatkowi użytkownicy mający wgląd do skrzynki, z prawem do nadawania i odbierania korespondencji lub wyłącznie z prawem dostępu pasywnego.
W tym miejscu pamiętajmy o mechanizmie działania adresu do e-doręczeń, na naszego maila do powiadomień (możemy ustawić wyłącznie jednego maila do powiadomień) będą przychodziły jedynie notyfikacje o nowej korespondencji, ale to my będziemy mogli zdecydować kiedy elektroniczną przesyłkę odbierzemy, mamy na to 14 dni od dnia udostępnienia przesyłki do pobrania.
Zgodnie z regulaminem usługi e-Doręczeń, do jednego adresu dla podmiotu niepublicznego, przypisana jest jedna skrzynka doręczeń o gwarantowanej pojemności 3 GB dla podmiotu niepublicznego, po wykorzystaniu pojemności będziemy musieli zwolnić na niej miejsce, by skrzynka mogła dalej funkcjonować. Zgodnie z ustawą adresu do doręczeń elektronicznych nie stosuje się doi korespondencji zawierającej informacje niejawne, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo, zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720), w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz. U. z 2023 r. poz. 140), oraz jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów.
Jeżeli chcesz zlecić założenie i administrowanie adresem do doręczeń elektronicznych dla spółki – zapraszamy do kontaktu przez formulraz kontaktowy.
