W praktyce, bardzo często refleksja dotycząca tego, co powinno znaleźć się w umowie przychodzi dopiero wtedy, gdy pojawia się spór z kontrahentem. Tymczasem dobrze napisana umowa może działać właśnie jako czynnik, który będzie zapobiegał konieczności wstąpienia na drogę sądową, prowadząc do zaoszczędzania czasu i pieniędzy.
Po pierwsze – i takie jest moje zdanie na ten temat – dobrą umowę sporządzamy nie po to, by się o nią później spierać w sądzie, tylko po to, by nie było potrzeby sporu sądowego.
Istnieje bardzo wiele rodzajów umów, natomiast możliwe jest wyróżnienie kilku cech, które powinna zawierać każda umowa, niezależnie od jej tematyki. Nie będę rozwijał tematu dotyczącego poprawnego oznaczenia stron umowy, choć w sytuacjach, w których mamy do czynienia z umowami wielostronnymi, zawieranymi przez pełnomocnika lub takimi, w których określony kontrahent jest podmiotem powstałym w wyniku różnego rodzaju przekształceń, poprawne określenie strony umowy wcale nie musi być takie oczywiste. Ten aspekt podsumować można w ten sposób, że dane każdej ze stron umowy oraz umocowanie każdej z osób, które działają w ich imieniu powinno być wykazane dokumentem załączonym do umowy – może to być odpis z KRS, CEIDG, pełnomocnictwo a w niektórych przypadkach uchwała o powołaniu np. do zarządu (gdy członka do zarządu nie wpisano jeszcze do KRSu).
W dalszej części należy zwrócić uwagę na przedmiot umowy, jest to bardzo ważne, ponieważ w dobrze napisanej umowie nie może być wątpliwości co do tego, co nim jest. Jeżeli mamy do czynienia z umową, w ramach której zachodzi ekwiwalentność świadczeń, to należy jasno opisać co jest oferowane za jakie wynagrodzenie.
Na przykład, jeżeli zawieramy umowę najmu, to musimy wyczerpująco i precyzyjnie wskazać, jaka powierzchnia jest wynajmowana, gdzie się znajduje, jaki jest jej metraż, jak ustalana ma być podstawa do naliczania czynszu, na jaki okres jest zawierana jest umowa itd.
Innymi słowy, nie może pozostawać absolutnie żadnych wątpliwości co do tego, czego umowa dotyczy. W skrajnych przypadkach może to prowadzić nawet do nieważności umowy.
Oczywiście, należy odróżnić literalne brzmienie umowy (tzn. coś, co możemy nazywać także jako „sformułowanie” lub „wording”) od jej rzeczywistego znaczenia. Znaczenie umowy nie musi być w każdym przypadku tożsame z jej literalym brzmieniem, ponieważ treść umowy ustalamy badając treść oświadczeń woli stron ją zawierających.
Zgodnie z art. 65 kodeksu cywilnego:
§ 1. Oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje.
§ 2. W umowach należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu.
Treść oświadczenia woli możemy ustalać na różne sposoby i bardzo często bywa tak, że z kontekstu, całokształtu umowy, relacji gospodarczej lub innych dowodów można wywieść treść, która jest inna niż sugerowałoby to literalne brzmienie konkretnego postanowienia umowy. Takich sytuacji należy jednak unikać, dlatego tak ważne jest to, by już na samym początku, przy sporządzaniu umowy precyzyjnie i wyczerpująco zapisać wszystko to, co strony zgodnie postanowiły.
Kolejnym aspektem, którego nie powinno się pomijać jest kwestia zapisania w umowie mechanizmów zabezpieczających interesy poszczególnej strony. Jeżeli zapiszemy określony obowiązek, ale jego naruszenie nie będzie po stronie zobowiązanego rodziło żadnych konsekwencji, lub nie zapewnimy sobie mechanizmu do weryfikacji spełnienia określonych obowiązków, to takie postanowienie może okazać się w rzeczywistości bezskuteczne. Oczywiście zależy od konkretnej sytuacji i poziomu zaufania pomiędzy stronami, jak dalece w środkach dyscyplinujących kontrahenta się posunąć (np. co do stosowania kar umownych lub podwyższonych odsetek), natomiast zawsze warto wprowadzenie takich mechanizmów przynajmniej rozważyć.
Przy tej okazji ponownie możemy odwołać się do przykładu z umową najmu. Jeżeli dochodzi do sytuacji, w której dłużnik, na przykład – nie reguluje czynszu najmu, to wynajmujący w celu odzyskania swojej należności musiałby wnieść pozew, uzyskać prawomocny wyrok (nierzadko przedtem przejść całą drogę sądową), klauzulę wykonalności, a następnie dopiero mógłby złożyć do komornika wniosek o wszczęcie egzekucji. Jeżeli zaś już przy zawieraniu umowy zadbano o złożenie przez najemcę oświadczenia o poddaniu się egzekucji w odpowiedniej formie lub o złożenie zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej, to droga wynajmującego do odzyskania przysługującej należności znacznie się skraca.
Zwrócić też należy uwagę na precyzyjne i zgodne z przepisami bezwzględnie obowiązującymi określenie podstaw do rozwiązania lub odstąpienia od umowy, zasady dokonywania ewentualnej cesji oraz ewentualne postanowienia dotyczące rękojmi, gwarancji, świadczeń dodatkowych lub waloryzacji. Oczywiście zakres tych kluczowych zagadnień będzie zależało od rodzaju samej umowy.
Generalnie, przy zawieraniu każdej umowy należy zastanowić się, na czym nam szczególnie zależy, i jaki miałby być jej efekt, a następnie w uzgodnionym z kontrahentem zakresie przenieść te ustalenia na tekst umowy. Dobrze napisana umowa pozwala na ogranicza stopień komplikacji w sytuacji, gdy zechcemy później dochodzić naszego roszczenia, a w wielu przypadkach w ogóle zapobiega zaistnieniu samego sporu.
